Hintergrund ist, dass durch eine Ergänzung der Aufzeichnungspflichten aus Paragraf 31d Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) mehr Transparenz erreicht werden soll. Die auf Finanzdienstleister spezialisierte Berliner Kanzlei GPC Law gibt im folgenden Originalbeitrag einen Überblick über die Neuerungen, welche die Aufzeichnungspflichten der Banken und Finanzdienstleistungsinstitute, konkret den Umgang der Institute mit Zuwendungen, betreffen:

„Sind Zuwendungen eigentlich etwas Böses? Ein wenig entsteht dieser Eindruck, wenn man die Neufassung des Rundschreibens zu den Mindestanforderungen an Compliance (MaComp) der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) liest. Dabei geht es doch eigentlich nur um den richtigen Umgang mit Zuwendungen und die rechtlichen Anforderungen dazu. Und dafür hat die BaFin neue Pflichten geschaffen, die ab dem nächsten Jahr zwingend zu beachten sind.

Transparenz heißt das Zauberwort, und die soll durch eine Ergänzung der Aufzeichnungspflichten aus § 31 d WpHG erreicht werden. Die Neuerungen betreffen die Aufzeichnungspflichten der Banken und Finanzdienstleistungsinstitute (AT 8 der MaComp), und zwar konkret den Umgang der Institute mit Zuwendungen. Es wird dabei konkretisiert, wie man Zuwendungen aufzeichnet und auch wie man nachweist, dass sie qualitätsverbessernd eingesetzt werden. Kern der Neuerung ist die Pflicht zur Führung eines unternehmensinternen Zuwendungsverzeichnisses und eines Verwendungsverzeichnisses.

Was sind Zuwendungen?
Zuwendungen sind Provisionen, Gebühren oder sonstige Geldleistungen sowie alle geldwerten Vorteile. ‚Der Begriff Zuwendung ist weit aufzufassen. Dazu gehören z.B. die kostenlose Überlassung von IT-Hardware, IT-Software oder die Übermittlung von Finanzanalysen, aber auch kostenlose Schulungen, Tablet-PCs als Gewinn beim Vertriebswettbewerb usw.‘, erläutert Rechtsanwalt Oliver Korn von der Kanzlei GPC Law Rechtsanwaltsgesellschaft mbH.

Im Zuwendungsverzeichnis sind sämtliche Zuwendungen, die Institute im Zusammenhang mit ihrer Leistung von Dritten annehmen, zu erfassen. Bei der Darstellung ist zwischen monetären Zuwendungen und nicht monetären Zuwendungen, die aber einen geldwerten Vorteil haben,  zu unterscheiden. Das Zuwendungsverzeichnis ist jährlich unverzüglich nach Abschluss des Geschäftsjahres zu erstellen. Sofern ein Jahresabschluss aufzustellen ist, genügt die Erstellung des Verzeichnisses innerhalb der Frist für den Jahresabschluss. ‚Das klingt zunächst so, als hätten die Institute noch reichlich Zeit. Allerdings ist zu beachten, dass die Zuwendungen ab Anfang 2013 zu erfassen sind. Das heißt, mit der Erstellung erst nach Ablauf des Jahres zu beginnen wird eine Herkulesaufgabe, da dann alle Daten im Nachhinein ermittelt werden müssten. Wir empfehlen daher, gleich zu Beginn des nächsten Jahres mit der Anlage des Zuwendungsverzeichnisses zu beginnen und dieses regelmäßig zu pflegen‘, so Rechtsanwalt Korn.

Gesondertes Verwendungsverzeichnis muss erstellt werden
Über monetäre Zuwendungen muss jährlich unverzüglich nach Abschluss des Geschäftsjahres ein gesondertes Verwendungsverzeichnis erstellt werden. Darin muss das Institut darlegen und betragsmäßig oder unter Verwendung prozentualer Angaben beziffern, für welche Arten von qualitätsverbessernden Maßnahmen ("Cluster") die Gelder verwendet wurden.

Die BaFin hat dazu einen nicht abschließenden Katalog erstellt. Zu den Clustern zählen
•    Effiziente und hochwertige Infrastruktur
•    Personalressourcen
•    Qualifizierung und Information der Mitarbeiter
•    Information der Kunden
•    Qualitätssicherungs- und -verbesserungsprozesse

Sofern man nicht genau feststellen kann, wie viel die einzelnen Maßnahmen kosteten, kann der Aufwand auch geschätzt werden.

Die BaFin akzeptiert ausdrücklich Sicherungsmaßnahmen als Teil der Verbesserungsmaßnahmen. Als Qualitätsverbesserungsmaßnahmen im Sinn der Regelung gelten daher auch Qualitätssicherungsmaßnahmen, da jede Qualitätsverbesserung die Sicherung des bisher erreichten Qualitätsstandards notwendigerweise voraussetzt.

‚Positiv ist auch, dass die Verwendung vereinnahmter monetärer Zuwendungen für Sachmittel, Personalressourcen oder sonstige Infrastruktur, die das Institut mitunter ohnehin im Rahmen interner Sicherungsmaßnahmen vorzuhalten verpflichtet ist, wie beispielsweise die Compliance-Funktion oder andere Kontrolleinheiten, als Maßnahme der Qualitätsverbesserung anerkennungsfähig sind‘, erklärt der Berliner Anwalt.

Die BaFin hat darauf verzichtet, dass im ursprünglichen Entwurf noch enthaltene Verbot der Ausschüttung bzw. Entnahme von Zuwendungsüberschüssen aufzunehmen. ‚Zuwendungs-überschüsse können demnach auch für andere Zwecke eingesetzt werden. Allerdings müssen solche Überschüsse im Verwendungsverzeichnis als solche ausgewiesen werden. Eine Verwendung im Folgejahr ist möglich‘, meint Korn.“ (jb)